Niepotrzebne, zdezaktualizowane dokumenty powinny być profesjonalnie zniszczone. To zapewni ochronę interesów firmy, jak również zabezpieczy znajdujące się w materiałach dane osobowe przed nieuprawnionym dostępem osób trzecich. Dla poprawnego przebiegu procesu utylizacji dokumentacji kluczowy jest dobór profesjonalnej firmy. Jak ją wybrać?
Zalegające w firmie dokumenty to zmora prawie każdego biura. Raz na jakiś czas warto jest przeprowadzić gruntowne porządki – świetnym rozwiązaniem jest cykliczny przegląd dokumentacji i sortowanie jej z podziałem na tę potrzebną i na tę, której możemy się już pozbyć. Warto wiedzieć, że nie wszystkie dokumenty mogą lądować w zwykłym koszu na śmieci. Te dokumenty, które zawierają poufne dane firmy, jej klientów oraz pracowników (w tym przede wszystkim chronione prawnie dane osobowe) powinny być utylizowane pod specjalnym nadzorem. Wyciek tego typu danych jest bardzo szkodliwy dla firmy nie tylko pod względem wizerunkowym, ale także pod względem prawnym, dlatego warto bardzo mocno zadbać o tę kwestię.
Na szczęście współcześnie niszczenie dokumentów można przeprowadzić w firmie zewnętrznej. Na rynku istnieją podmioty, które oferują profesjonalne niszczenie dokumentów zarówno tych papierowych, jak i tych zapisanych na dyskach twardych komputerów, na płytach CD oraz DVD, kartach pamięci itp. Na co jednak warto zwrócić uwagę decydując się na taką usługę w firmie zewnętrznej?
Jak wybrać dobrą firmę, która zutylizuje nasze dokumenty?
Najważniejszą kwestią jest wybór odpowiedniego podmiotu, któremu powierzymy do zniszczenia wszystkie niepotrzebne już dokumenty. Warto sugerować się opiniami innych przedsiębiorców, doświadczeniem firmy niszczącej dokumenty oraz wykorzystywanym przez nią parkiem maszynowym. Powinniśmy wybrać podmiot, który zna zasady RODO, a jego maszyny niszczące są zgodne z normą DIN 66399 określającą stopień niszczenia uzależniony od zawartości i ważności dokumentów. Dobrze jest też wybrać zleceniobiorcę, który oferuje rozszerzony pakiet usług – bezpiecznie jest zniszczyć w jednym miejscu nie tylko papierowe dokumenty, ale także dyski twarde, płyty CD i DVD, karty pamięci i tak dalej.
Przedsiębiorstwo zajmujące się profesjonalną utylizacją dokumentów powinno gwarantować nam wgląd do każdego etapu niszczenia (na przykład za pomocą udostępnienia nagrania z procesu), a na sam koniec powinno wręczyć certyfikat niszczenia. Warto też skorzystać z usług tej firmy, która oferuje odbiór dokumentów ze wskazanego przez klienta miejsca – wówczas nie musimy się martwić o przewóz na własną rękę. Najlepsi z branży oferują przewóz w plombowanych kontenerach, a nad całym transportem czuwa konwojent, który widzi samochody przewożące dokumenty za pomocą lokalizatora GPS.
Jak sprawić, by niszczenie dokumentów zlecone firmie zewnętrznej odbywało się w sposób prawidłowy?
Najlepsi gracze na rynku spośród firm świadczących outsourcingowe niszczenie dokumentów za pomocą profesjonalnych, certyfikowanych niszczarek zadbają o każdy element procesu za klienta, dzięki czemu nie trzeba się tym w ogóle martwić. Wystarczy wykonać telefon i zamówić odbiór dokumentów, by wyszkolony zespół mógł w umówionym terminie odebrać i przewieźć ładunek. Można jednak zadbać o to, by cały proces był jeszcze sprawniejszy i bezpieczniejszy.
Po pierwsze – warto dokładnie posortować dokumenty, by nie okazało się już po odebraniu materiałów przeznaczonych do zniszczenia (albo co gorsza: po zniszczeniu!), że wśród nich znalazło się coś, co będzie nam jeszcze potrzebne. Dobrze jest poświęcić kilka chwil i upewnić się, że wszystko to, co chcemy zniszczyć już na pewno nigdy się nam nie przyda.
Jeśli chodzi o dokumenty w formie elektronicznej – tutaj również warto dokładnie przejrzeć każdy folder, każdą płytę CD oraz dysk twardy komputera. Jako, że najlepszą i najbezpieczniejszą metodą usuwania plików jest ich dosłowne, fizyczne niszczenie na drobne kawałeczki – już więcej nie będziemy mieli szansy przejrzeć tych plików.
Przydatną wskazówką – także w generowaniu oszczędności – jest pozbywanie się wszelkich segregatorów, opakowań zbiorczych, koszulek foliowych, spinaczy i innych tego typu akcesoriów. Maszyna niszcząca co prawda zniszczy wszystko, natomiast sam segregator czy karton rzadko zawiera dane, a może nam się jeszcze przydać. Co ważne – luźne kartki papieru zmieszczą się do kontenera w zdecydowanie większej ilości, niż te wkładane do segregatorów.
Źródło: Essi – utylizacja dokumentów
